Die Google G Suite verfügt über eine riesige Nutzerbasis, 5.000.000+ ab Februar letzten Jahres. Dies bedeutet, dass in jeder dieser G-Suiten ernsthafte Geschäfte stattfinden, darunter Finanzen, Gesundheitswesen, Bildung und vieles mehr. All dies erfordert ein gewisses Maß an Sicherheit und Verschlüsselung, um sicherzustellen, dass diese Unternehmen innerhalb der gesetzlichen Anforderungen für Datenschutz und gemeinsame Nutzung bleiben.,

Es gab eine Reihe von E-Mail-Verstößen innerhalb großer Unternehmen und sogar Yahoo, die für diese Unternehmen eine Katastrophe darstellten, da ihre Benutzer ihnen ihre Daten anvertrauten. Der Ruf eines Unternehmens ist immer auf dem Spiel, wenn es darum geht, Dokumente zu sichern und Ihre Daten vertraulich zu behandeln.

G Suite bietet natürlich E-Mail-Verschlüsselung, aber es ist nicht so sicher, wie es sein sollte. Google Mail verwendet S/MIME (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions), um die Verschlüsselung zu unterstützen, die nur funktioniert, wenn Sender und Empfänger sie aktiviert haben., Sicher, dies kann eine unternehmensweite Nachricht sein, um anzuweisen, dass jeder es einschalten muss, aber manchmal können diese kleinen Details durch die Risse rutschen.

Wenn Sie beispielsweise einem Empfänger eine E-Mail senden, der eine andere Plattform verwendet, die S/MIME nicht verwendet, besteht das Risiko, dass Sie nicht geschützt sind. Es gibt Angebote und Dienste von Drittanbietern, die dabei helfen können, um sicherzustellen, dass Ihre Anhänge gesichert sind.,

So verschlüsseln und sichern Sie Google Mail-Anhänge

Vermeiden Sie zunächst die Verwendung von Anhängen für wichtige Dokumente. Die Verwendung von Anhängen fügt nur eine zusätzliche Last auf Ihre E-Mails, was bedeutet, dass sie in den Spam-Posteingang fallen gelassen werden könnten.

Wenn Sie Ihre Anhänge wirklich sicher halten möchten, verwenden Sie eine sichere Plattform zum Teilen von Dokumenten., Wenn Sie Ihr Dokument hochladen, generieren Sie einen sicheren Link, geben den Link an Ihre Empfänger weiter und Sie können dann die volle Kontrolle über den Zugriff und die Sicherheit haben, auch nachdem Sie es gesendet haben.

Eines der Hauptprobleme beim Senden eines Anhangs besteht darin, dass Sie im Wesentlichen die Kontrolle verlieren. Sie können also Ihre Anhänge verschlüsseln, aber letztendlich kann der Empfänger Ihr Passwort weiterhin weitergeben und es ist dann frei, sich im Internet zu bewegen.

Daher ist der beste Rat hier, eine dedizierte Plattform zu verwenden, die sich auf die sichere Freigabe von Dokumenten konzentriert und begrenzt, wie viele Anhänge Sie mit Ihren E-Mails verwenden., Schauen wir uns also das Beispiel der Verwendung von HelpRange an, um einen sicheren Link zu Ihrem Dokument zu senden.

Die Schritte, die Sie ausführen müssten, wären:

  • Laden Sie das Dokument auf HelpRange hoch
  • Generieren Sie einen allgemeinen Link zum Freigeben oder einen benutzerdefinierten Link für jeden Benutzer/jede Gruppe
  • Fügen Sie den Link in die E-Mail-Nachricht ein, klicken Sie auf Senden
  • Sie können dann die Möglichkeit steuern, Downloads und Drucken zu blockieren, ein Ablaufdatum, einen Passcode, eine IP-Sperre und Laden Sie sogar ein aktualisiertes Dokument hoch, ohne einen anderen Link senden zu müssen.,

All dies bedeutet, dass Sie die vollständige und vollständige Kontrolle darüber haben, wie viel Sicherheit und Zugriff Ihr Dokument haben soll.

Erweiterte Dateiverschlüsselung

Bei HelpRange nehmen wir den Zugriff auf Dokumente und die Sicherheit ernst, sodass wir AES-256-Verschlüsselung für alle hochgeladenen Dokumente verwenden. Asymmetrische Verschlüsselungssysteme (AES) sichern Daten mit einem öffentlichen Schlüssel, der nur von dem beabsichtigten Empfänger entschlüsselt werden kann, der über den richtigen privaten Schlüssel verfügt.,

So verfolgen Sie Google Mail-Anhänge

Bei Google Mail-Anhängen ist noch etwas zu beachten: Sobald sie gesendet werden, haben Sie die Kontrolle über dieses Dokument verloren. Das bedeutet, dass Sie nicht wissen, wer Ihr Dokument betrachtet oder wo oder warum. Für die meisten Unternehmen sollte dies ein beängstigender Gedanke sein.

Einer der großen Vorteile des Sendens von Links zu Ihren Dokumenten ist, dass Sie alles verfolgen können. In HelpRange können Sie beispielsweise die IP-Adresse, das Betriebssystem und den Browser aller Personen anzeigen, die den Link öffnen., Sie können die Quelle des Links sehen und noch besser können Sie zusätzliche Daten wie Seitenaufrufe sehen, Zeit auf einer Seite verbracht, Downloads und allgemeine Engagement-Score.

Damit soll sichergestellt werden, dass Sie niemals die Kontrolle über Ihr Dokument verlieren, da die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass es vertraulich behandelt wird oder generell sicher aufbewahrt werden muss.

Hit senden ein wenig zu früh? Hier ist unsere Anleitung zum Absenden von E-Mails in Google Mail.,

Datenschutzverletzungen

E-Mails und Anhänge werden nur mehr Verstöße sehen, wenn immer mehr E-Mails mit vertraulichen Informationen gesendet werden. Der Wert einer E-Mail für einen Hacker steigt, insbesondere wenn er Hintergrundinformationen zu einem bestimmten Unternehmen hat und weiß, dass wichtige Informationen über E-Mails und Anhänge weitergegeben werden.

Erwägen Sie eine dediziertere Plattform wie HelpRange, um wichtige Informationen auszutauschen, die schwerwiegende Probleme verursachen können, wenn sie in die falschen Hände geraten., HelpRange wurde entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, Dokumente nicht nur sicher auszutauschen, sondern auch zu verstehen, wie sie damit umgehen.

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